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Intranet am Wendepunkt: zurück zur Einfachheit

Intranet am Wendepunkt: zurück zur Einfachheit

Tablet – Rondocom.ch

Ab heute hat unsere Firma ein Intranet. Endlich ist der Schritt in die digitalisierte interne Kommunikation gemacht und man kann auf die etlichen E-Mails und Newsletter verzichten. Zudem ist die Firma jetzt der Owner eines eigenen internen Medienkanals, der nicht nur für Mitteilungen und News sondern auch für Videos, Fotos und internen sozialen Austausch verwendet werden kann. Die Mitarbeitenden freuen sich und nutzen das neue Medium tüchtig – wenigstens anfänglich.

Ein Intranet gehört zum guten Ruf eines Unternehmens. Sogar Firmen mit 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern haben ein kleines Intranet aufgebaut, das von einigen wenigen Autoren mit viel Enthusiasmus und persönlichem Engagement mit Inhalten bestückt wird. Leider findet das interne Wiki, auf dem Tipps und Tricks ausgetauscht werden sollen, nur wenig Zulauf, denn man kennt sich ja in der Firma und wozu soll man sich schreiben, wenn man etwas in der Kaffeepause besprechen kann. Aber die Fotos vom gemeinsamen Grillabend und die Ablage mit den Gebrauchsanleitungen werden häufig angeklickt. Auch ein internes „Facebook“  wurde aufgebaut, jedoch nach einiger Zeit wieder eingestellt, da die Beteiligung nie über 5% der möglichen Nutzer stieg. Solche Intranets dienen der Informationsvermittlung und der Dokumentenablage. Für die  Schaffung einer internen «Online-Gemeinschaft» sind sie zu klein.

 

Information ist ein Gut

Vielen Unternehmen ist bewusst, dass die Ware «interne und externe Information» wie ein Handelsgut gemanagt werden sollte. Informationen zu Produkten, Abläufen und Dienstleistungen sind oft das einzige Alleinstellungsmerkmal, das den Enduser oder Käufer zu überzeugen vermag. Denn: wer die Information über sein spezifisches Angebot fachmännisch handhabt, strahlt Professionalität aus und  kann selbstbewusst am Markt auftreten. Dies wiederum überzeugt potentielle Kundinnen und Kunden. In den vergangenen zwanzig Jahren haben viele Unternehmen ihre Informationen und Dokumentationen digitalisiert und in elektronischen Archiven abgelegt.  Grosse Datenbanken halten alle Unterlagen zum Abruf bereit. Die interne Schnittstelle in die digitalen Archive ist meistens das Intranet.

 

Jetzt wird es uns zuviel

Je grösser eine Firma, desto schwieriger wird es, das Intranet zu managen, die Informationsfülle zu kontrollieren, einzudämmen und die Inhalte zu kanalisieren. Der Mensch steckt in einer Welt der Überinformation. Meine Beobachtungen bei 150 Jugendlichen zwischen 15 und 20 Jahren von Januar 2016 zeigen, dass diese Generation soeben einen neuen Umgang mit den Medien übt: die Jungen entscheiden selbst, was sie interessiert und auf welchem Kanal sie diese Information abholen. Genau diese Filtermechanismen finden in den Köpfen der Mitarbeitenden auch statt. Nur sind die Filter vielleicht noch nicht so stark ausgeprägt wie bei den «Digital Natives». Jeder Mensch selektioniert «seine» Information. Je mehr Inhalte in einem Intranet vorhanden sind, desto eher verliert sich der Mitarbeitende. Auswege gibt es nicht viele, denn alles dreht sich schlussendlich um Inhalt und Content. Personalisierter Content, Zielgruppen-Content, Anreiz-Content, Service-Content, Interaktiver Content, multimedialer Content, vordefinierte Content Clouds, Crowd Content, starke Suchfunktion und integrierende Verlinkungen zu den Umsystemen (wie z.B. Management-Cockpit, Finanzdaten, Personalsystem).

 

Informationsflut führt zu Desinteresse

Wie viel Information kann ein Mensch überhaupt verarbeiten? Findet der Mitarbeitende in der Flut der Mitteilungen, Faktenblätter, Vorschriften, Dokumente, Fotos und Videos noch die relevanten Informationen und werden vom Intranet-Manager die nötigen Hilfsmittel angeboten?

Ein Schweizer Unternehmen mit rund 30‘000 Mitarbeitenden betreibt seit vielen Jahren ein Intranet. Es wird als das wichtigste interne Kommunikationsmittel bezeichnet und alle Mitarbeitenden haben Zugriff darauf. Nun soll es weiter ausgebaut werden, der digitale Graben zwischen vernetzen und nicht vernetzten Mitarbeitenden wurde zugeschüttet, denn das Unternehmen hat seine Mitarbeitenden mit Smartphone, Tablett-PC oder PC ausgerüstet. Rund 600 Autoren sind auf dem Netz frei geschaltet und haben in den vergangenen Jahren rund 35‘000 Seiten in vier Sprachen aufgeschaltet. Wenig überrascht die Auswertung der Aufrufstatistik, die zeigt, dass rund 10 Prozent des Seiten noch nie und weitere 15 Prozent nur 1 – 10  Mal pro Jahr aufgerufen wurden. 25 Prozent der Inhalte dieses Intranets könnten allein aus diesem Grund schon „eingespart“ werden. Ein erster, einfacher Weg, um die Informationsflut zu verringern.

 

Konzentration auf das Wesentliche

Das Arbeits- und Kurzzeitgedächtnis stösst relativ schnell an seine Grenzen. Die allgemeine Regel besagt, dass der Mensch sich sieben Elemente für mehrere Minuten zuverlässig merken kann (George Miller, Harvard University, 1956). Variationen sind möglich, aber lediglich dann, wenn in vordefinierten, gedanklich vorgeprägten Mustern kommuniziert wird.

 

Was bedeutet dies nun für das Intranet?

Ein nach gestalt- und informationspsychologischen Grundsätzen aufgebautes und designtes Intranet (gleiches gilt auch für das Internet) stellt den Benutzer in den Vordergrund und nicht die Belange der vielen Input-Lieferanten resp. Autoren.

 

Ein gern besuchtes Intranet zeichnet sich aus durch:

  • Saubere Gliederung mit sachorientierten Clustern (Gleiches zu Gleichem)
  • einfache Online-Texte (12 Wörter und ein Komma – dann kommt ein Punkt)
  • grafische/bildliche/filmische Umsetzung von Inhalten (Steigerung der Aufmerksamkeit um über 50 Prozent)
  • Interaktions- und Feedbackmöglichkeiten zu allen Inhalten
  • Single-Sign-On mit personalisierten Inhalten und Oberflächen für jeden Mitarbeitenden oder mindestens jedes Team.
  • vordefinierte Inhaltscontainer und Themencluster
  • Einfacher Sprachwechsel
  • perfekte, relevanz- und aktualitätsorientierte Suchfunktion
  • Möglichkeiten für autonomen Wissenstransfer (Wikis, Blogs, Communities)
  • aktive Intranet-Manager und –Autoren im Selbstverständnis von  Informations-Managern